– Vollzeit, unbefristet –
Ihre Aufgaben:
Allgemeines
- Eigenverantwortliche Abwicklung der Aufgabenbereiche Teilnehmermanagement (ca. 85%), Referentenmanagement (ca. 10 %) und Abstractmanagement (ca. 5%) für die eingeteilten Projekte (national/international)
- Betreuung dieser Aufgabenbereiche je nach Projektumfang durch 1-3 Mitarbeiter der Abteilung Congress Service als Projektteammitglieder. Die jeweils hauptverantwortliche Projektleitung aus der Abteilung Project Management ist zuständig für die Projektführung, -steuerung sowie Projektorganisation
- Erster Ansprechpartner für Teilnehmer, Referenten, Abstracteinreicher
- Unterstützung bei Aufgaben innerhalb der Abteilung sowie Projektteams
- allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
Veranstaltungsvorbereitung
- Einrichtung der Veranstaltung sowie Anlage der Online-Anmeldung im System
- Registrierung (Einzel-/Gruppenanmeldungen) von Kongressteilnehmern und -vortragenden mittels unserer Registrierungs-Software (online/offline)
- Inkasso der Gebühren, Bearbeitung von OP-Listen, Mahnwesen, Nachberechnungen, Umbuchungen
- Statistiken und Auswertungen
- Erstellen der Kongressunterlagen (Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Voucher)
- Abwicklung des Referenten- sowie Abstractmanagements inkl. Hotel- und Reiseorganisation
- Vertragsabschlüsse mit Hotels über Fest- und Abrufkontingente inkl. Prüfen und Anweisen von Hotelrechnungen
Veranstaltungsdurchführung
- Aufbau und Betreuung des Registrierungscounters
- Supervisor am Registrierungscounters und Verantwortlicher für die Teilnehmer- / Referentenbetreuung
- Briefing und Führen des Hostessenteams des Tagungscounters
- Abwicklung der Neuanmeldungen, Ausgabe der Kongressunterlagen
- 10-15 Einsätze vor Ort im Jahr
Veranstaltungsnachbereitung
- Bearbeitung von No Shows und OP-Listen
- Statistiken und Auswertungen
- Reisekosten- und Honorarabrechnungen
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung wünschenswert (Kongress-, Veranstaltungs-, Hotel- oder Tourismusbranche; z.B. Veranstaltungskauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann, Tourismuskauffrau/-mann)
- ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- souveränes, freundliches Auftreten
- selbstständige, ziel-/projektorientierte und strukturierte Arbeitsweise
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Dienstleistungsfreude und großes Engagement im Team und bei unseren Auftraggebern
- hohe Flexibilität, Reise-/Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit sowie Hands-On Mentalität
- sicherer Umgang mit Microsoft Office und technische Affinität
Wir bieten:
- unbefristete Anstellung in Vollzeit
- flache Hierarchie und kurze Kommunikations- sowie Entscheidungswege, offene Türen und hilfsbereite Kollegen, Duzen über alle Hierarchieebenen
- sorgfältige Einarbeitung
- interne und externe Schulungen/Trainings
- Teamevents
- verkehrsgünstige Lage mit unmittelbarer Autobahn-Anbindung im Rheinpark WI-Biebrich (bei Frankfurt a.M.)
- kostenfreie Parkplätze für die Mitarbeiter/innen
- Mitarbeiter-Lounge sowie Kalt-/Warmgetränke und süße Snacks
Wenn Sie die beschriebenen Aufgaben als eine für sich spannende Herausforderung sehen und Spaß daran haben, die Zukunft unserer Agentur mit zu gestalten, dann starten Sie bei uns durch! Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung.
– Teil- / Vollzeit, unbefristet –
Ihre Aufgaben (schwerpunktmäßig)
- Buchen von laufenden Geschäftsfällen (Kreditoren-, Debitoren- und Sachkontenbuchhaltung)
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Mitarbeit im Bereich Mahnwesen
- Überwachung und Freigabe der Zahlungsläufe
- Buchung von Zahlungseingängen
- Erstellung regelmäßiger Reports
- Überprüfung von Veranstaltungsabrechnungen
- Ansprechpartner für interne Fachabteilungen
- Reporting an die Geschäftsführung
- Erstellung Ausgangsrechnungen in Rücksprache mit den jeweiligen Abteilungen
- Klärung von steuerrelevanten Fragen mit In- und Auslandsbezug, insbesondere Umsatzsteuer
- Unterstützung bei Jahresabschlussarbeiten
- Mitarbeit bei der Verbesserung und Optimierung der Buchhaltungsprozesse (Schnittstellen zu Fremdsystemen / Digitalisierung)
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung Steuerfachangestellte/r (m/w/d) oder kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung Finanz-/Bilanzbuchhalter/in (m/w/d)
- mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert
- ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- souveränes, freundliches Auftreten
- selbstständige, ziel-/projektorientierte und strukturierte Arbeitsweise
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Dienstleistungsfreude und großes Engagement im Team und bei unseren Auftraggebern
- Flexibilität, Belastbarkeit sowie Hands-On Mentalität
- sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und DATEV-Kenntnisse
Wir bieten:
- unbefristete Anstellung in Teilzeit ca. 30 Std./ 4 Tage-Woche oder Vollzeit
- sorgfältige Einarbeitung
- flache Hierarchie und kurze Kommunikations- sowie Entscheidungswege
- offene Türen und hilfsbereite Kollegen/innen, Duzen über alle Hierarchieebenen
- interne und externe Schulungen/Trainings
- Teamevents
- kostenfreie Parkplätze für die Mitarbeiter/innen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Mobile Office
- Kostenfreie Kalt-/Warmgetränke und süße Snacks
- verkehrsgünstige Lage direkt an der A66/A643 Schiersteiner Kreuz
Wenn Sie die beschriebenen Aufgaben als eine für sich spannende Herausforderung sehen und Spaß daran haben, die Zukunft unserer Agentur mitzugestalten, dann starten Sie bei uns durch!
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und gewünschtem Stundenumfang.
