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LEISTUNGEN

UNSER KNOW HOW

Tagungen und Kongresse erfolgreich zu organisieren und nachhaltig Wissen zu vermitteln bedeutet, alle Details genau zu kennen und im Auge zu behalten. Insbesondere wissenschaftliche Tagungen haben ihre eigenen Gesetze und Regeln.

UNSERE LEISTUNGEN FÜR FACHGESELLSCHAFTEN, KLINIKEN, INSTITUTE UND VERBÄNDE

wikonect unterstützt Sie mit dem Gedanken des „Full Service“ zielorientiert und professionell:

Konzeption_Planung_Kongress_CS

KONZEPTION, PLANUNG UND ORGANISATION

  • Allgemeine Beratung und Steuerung des gesamten Projektes
  • Erstellung der Zeitpläne und To-Do-Listen, Protokoll- und Berichtswesen
  • Teilnahme und Dokumentation der gemeinsamen Planungstreffen/ Site Inspections
  • Auswahl der geeigneten Säle/ Räume, Erstellen eines Anforderungsprofils für die Raum- und Technikbereitstellung
  • Konzeption eines Gesamterscheinungsbildes ( Erscheinungsbild, Bühnenbild, Programmablauf )
  • Planung und Koordination des gesamten technischen Bedarfs, Logistik sowie der Tagungsgastronomie
  • Planung der Beschilderung/ Besucherführung

DIGITALE LÖSUNGEN

  • Konzeption innovativer Veranstaltungsformate und Vortragssysteme
  • Organisation von Präsenzveranstaltungen in Kombination mit digitalen Elementen, gern als hybride Kongresse oder mit Blended-Learning-Formaten
  • Referenten live und/oder digital mit interaktiven Methoden
  • Mobile Studios mit zugeschalteten Referenten, Videokonferenzen in größerem Format sowie Live-Streaming von Kongressen
  • On-Demand-Kongresse, auch als Zweitverwertung auf Ihren Kanälen

Finanzmanagement Kongresse _ Fullserviceagentur wikonect

FINANZMANAGEMENT

  • Erstellung einer Budgetkalkulation für die Gesamtveranstaltung
  • Einholen der Angebote und Leistungsüberwachung von allen Drittanbietern
  • Einrichtung eines Veranstaltungskontos und wirtschaftliche Abwicklung der Veranstaltung
  • Abschluss der notwendigen Veranstaltungsversicherungen
  • permanente Überwachung des Budgets und aktuelle Bereitstellung (Status quo)
  • finale, prüfgerechte Abrechnung mit allen Belegen/ Ergebnisbericht

Betreuung Referenten _ Fullserviceagentur wikonect

BETREUUNG DER REFERENTEN UND VORSITZENDEN

  • Unterstützung bei der Einladung aller Referenten und Vorsitzenden in Abstimmung mit dem Kongresspräsidenten
  • Abwicklung der kompletten Korrespondenz/ Vertragsabwicklung mit den Referenten
  • Hotelbuchung für Referenten, Vorsitzenden und Organisationsstab, Organisation von Transfers
  • Abrechnung der Honorar- und Reisekosten
Bewerbung Grafik Industrie Marketing

BEWERBUNG UND MARKETING // GRAFIK, DRUCKSACHEN, INTERNET

  • Bewerbung/ Veröffentlichung der Tagung über verschiedene Marketingkanäle
    ( Kongresskalender/ Fachzeitschriften/ Online-Fachforen/ med. Gesellschaften )
  • Koordination der Presseaktivitäten zusammen mit der Pressestelle/-agentur der med. Gesellschaft
  • Beratung und Mitarbeit bei der Erstellung aller erforderlichen Drucksachen
    ( Ankündigung, Vorprogramm, Hauptprogramm, Eintrittskarten, etc. )
  • Koordination der Drucksachen ( Inhalte, Korrekturläufe, Druckbeauftragung und Versandaktivitäten ) mit Grafiker und Druckhäusern
  • Konzeption und Koordination der Produktion von Bannern, Roll-ups, Fahnen und Beschilderung vor Ort
  • Beantragung zur Zertifizierung der Tagung bei der zuständigen Landesärztekammer und Weiterleitung der Teilnehmerdaten im Anschluss der Tagung
  • Erstellung der Kongresshomepage ( Definition und Erstellung der Inhalte und Layouts, Briefing Internetdesigner, Funktionstest )
  • Grafik und Pflege ( Content ) der Kongresshomepage
  • Entwurf und Versand von Newslettern per Email/ Bearbeitung von Online-Anfragen
Registrierung Teilnehmer Kongresse

TEILNEHMERMANAGEMENT UND HOTELZIMMERVERMITTLUNG

  • EDV-Registrierung inklusive Erstellung und Versand der Anmeldebestätigungen/ Rechnung
  • Einrichtung eines Online-Anmeldeformulars
  • Telefon Service: Generelle Kommunikation mit Teilnehmern
  • Inkasso der Teilnehmerbeträge
  • Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses und Teilnehmerstatistiken
  • Erstellung von Namensschildern und Eintrittskarten für Rahmenveranstaltungen
  • Erstellen der Teilnahmebestätigungen inkl. CME
  • Evaluation/ Teilnehmerbefragung
  • Reservierung von Zimmerkontingenten und Verwaltung der Kontingente
Abstract Management ePoster

ABSTRACTMANAGEMENT

  • Bereitstellung eines Online-Abstractmanagement-Systems über einen Dienstleister
  • Koordination und Aufbereitung der Abstracts zu Weitergabe an das wissenschaftliche Komitee
  • Korrespondenz mit wissenschaftlichen Komitee und Bewertern
  • Korrespondenz mit den Abstracteinreichern ( Einladung/ Absage )
  • Einteilung der Poster und freien Vorträge
  • Planung der Postersession
  • Online Session Planung
Sponsoring Ausstellung Kongresse Location

AUSSTELLUNG

  • Akquise von Ausstellern, Erstellung und Pflege einer Akquisedatei, Versand in Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • Bearbeitung der Anmeldung und Bestätigung, Abrechnung mit den Ausstellern
  • Koordination und Abrechnung der Zusatzausstattung für Aussteller
  • Erstellung eines maßstabgetreuen Ausstellungsplans/ Ausstellerlisten
  • Technische Abwicklung der Ausstellung ( Vermaßen, Aufbauaufsicht, Einholen von Baugenehmigungen, Betreuung vor Ort )
  • Aufbau, Planung und Betreuung der Poster-Ausstellung / -Referenten
Sponsoring Kongresse besondere Ausstellungsstücke Roboter

SPONSORING

  • Erstellung von Sponsorenkonzepten
  • Akquise von potentiellen Sponsoren in Absprache mit dem Kunden
  • Beratung des Sponsors und Kunden in Fragen des „Pharma-Kodex“
  • Organisatorische und technische Betreuung der Industriesymposien
  • Sponsorenabrechnung
Orga vor Ort HeartBeats Location Veranstaltung

ORGANISATION VOR ORT

Projektleitung

  • Überwachung der Gesamtlogistik
  • Koordination und Überwachung aller Dienstleister ( Technik, Gastronomie, Beschilderung, Besucherführung, Mobiliar, etc. )
  • Personaleinsatzplanung und Briefing

Tagungscounter

  • Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters; Personaleinsatzplanung und Briefing
  • Vor-Ort-Registrierung inkl. Inkasso mit spezieller EDV Software
  • Ausgabe der Tagungsunterlagen und Namensschilder
  • Referenten- und Ausstellerdesk, VIP Betreuung

Ausstellung

  • Überwachung der Gesamtlogistik ( Aufplanung/ Vermaßung, Dienstleister Zusatzbestellungen, Standbau )
  • Betreuung der Aussteller/ Sponsoren ( Messebauer )
  • Bestellannahme und Inkasso von Zusatzbestellungen
  • Betreuung Posterausstellung

RAHMEN- UND GESELLSCHAFTSPROGRAMME

  • Rahmen- u. Gesellschaftsprogramme
  • Konzepterstellung, Gesamtkoordination und Logistik
  • Einholen von Angeboten für Örtlichkeiten, Transfers, Künstlerprogramm und Dekorationen sowie Gastronomie
  • Absprachen mit den Dienstleistern und Leistungsüberwachung vor Ort
  • Organisation des Begleitprogramms

DAS WI.COCKPIT

Ganz wichtig für uns sind eine partnerschaftliche und transparente Zusammenarbeit mit unseren Kunden und das Zusammenspiel mit Ihnen im Team. Deshalb sollen Sie auch jederzeit wissen, wo wir gemeinsam stehen mit unserer Planung, mit den Finanzen, mit der Sponsoren- und Teilnehmerentwicklung.

Dafür haben wir mehrere Tools, die wir in Summe unser wi.cockpit nennen.

Denn wie ein Pilot sollen Sie einen weiten Blick auf das Geschehen und anhand der von uns entwickelten Instrumente einen Überblick über die Parameter Ihres Kongresses haben. Oder sogar das wissenschaftliche Programm und alles, was damit zusammenhängt, planen. Ein Arbeitstool erster Güte.

Die Inhalte unseres zukünftigen wi.cockpit jetzt näher kennenlernen … mit Klick auf die einzelnen Themen erfahren Sie mehr!

KONGRESSTEAM

KONGRESSTEAM

Mit wikonect arbeiten Sie mit einem eigens für Ihr Projekt zusammengestellten Team mit einem klar definierten Ansprechpartner, der Sie als Projektleiter durch alle Phasen der Kongressplanung und -durchführung begleitet.

KONGRESSBUDGET

KONGRESSBUDGET

Für uns ist eine ständige, verlässliche Übersicht über die aktuellen Ein- und Ausgaben nach dem Open Book Prinzip selbstverständlich. Was Sie bei uns garantiert nicht vermuten müssen, sind verdeckte Provisionen und Kick-Backs. Alle Einnahmen und Ausgaben werden absolut transparent ausgewiesen.

TIMELINE

TIMELINE

Bei der Organisation von Kongressen haben zeitgenaue, aufeinander aufbauende Prozesse höchste Priorität. In der Zusammenarbeit mit Ihnen stimmen wir mit Ihnen vor jedem Projekt einen präzise definierten Zeitplan ab. Über situativ notwendige Veränderungen im Prozessverlauf werden Sie selbstverständlich zeitnah informiert.

PROGRAMM

PROGRAMM

Die Erstellung eines wissenschaftlichen Programms ist ein Prozess, der Zeit benötigt und von vielen Faktoren abhängig ist. Wir stellen Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihr wissenschaftliches Programm und die Einladung der Referenten planen können. Alle Projektbeteiligten haben einen Zugriff auf die jeweils aktuelle Version.

TEILNEHMERZAHL

TEILNEHMERZAHL

Sie möchten wissen, wie der aktuelle Teilnehmerstand ist? Die Anmeldungen sind hier tagesaktuell und auf einen Blick nachvollziehbar.

SPONSORING UND AUSSTELLUNG

SPONSORING UND AUSSTELLUNG

Ein Kongress muss sich finanzieren, und so haben das Sponsoring und der Verkauf von Ausstellungsfläche einen hohen Stellenwert, den Sie stets in den Blick nehmen können. Selbstverständlich arbeiten wir nach den Regeln des Compliance und den Kodexvorgaben entsprechend der aktuellen Anforderungen der Industriepartner.

ABSTRACT

ABSTRACT

Wir geben Ihnen ein Abstract-Tool zur Einreichung und Bewertung aller Abstracts an die Hand, gepaart mit der Möglichkeit, stets über den aktuellen Einreichungsstand informiert zu sein.

REFERENTENÜBERSICHT

REFERENTENÜBERSICHT

In Kombination mit dem Programmplanungstool haben Sie die Möglichkeit, Referenten zu benennen, einzuladen und entsprechenden Vorträgen zuzuordnen. Zudem übernehmen wir hierbei das komplette Einladungs- und Reisemanagement.

KUNDEN

Mit kreativen Ideen, guter Planung sowie innovativen Techniken und Methoden haben wir für Unternehmen und Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen bereits zahlreiche Veranstaltungen zum Erfolg geführt – wie zum Beispiel für diese Kunden:

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