LEISTUNGEN

KONZEPTION, PLANUNG UND ORGANISATION

• Allgemeine Beratung und Steuerung des gesamten Projektes
• Erstellung der Zeitpläne und To-do-Listen, Protokoll- und Berichtswesen
• Teilnahme an gemeinsamen Planungstreffen/ Site Inspections, inkl. Dokumentation
• Auswahl der geeigneten Säle/ Räume, Erstellen eines Anforderungsprofils für die Raum- und Technikbereitstellung
• Konzeption eines Gesamterscheinungsbildes (Erscheinungsbild, Bühnenbild und Programmablauf)
• Planung und Koordination des gesamten technischen Bedarfs, der Logistik sowie der Tagungsgastronomie
• Planung der Beschilderung/ Besucherführung

DIGITALE LÖSUNGEN

• Konzeption innovativer Veranstaltungsformate und Vortragssysteme
• Organisation von Präsenzveranstaltungen in Kombination mit digitalen Elementen, gern als hybride Kongresse oder mit Blended-Learning-Formaten
• Referierende live und/oder digital mit interaktiven Methoden
• Mobile Studios mit zugeschalteten Referierenden, Videokonferenzen in größerem Format sowie Live-Streaming von Kongressen
• On-Demand-Kongresse, auch als Zweitverwertung auf Ihren Kanälen

FINANZMANAGEMENT

• Erstellung einer Budgetkalkulation für die Gesamtveranstaltung
• Einholen der Angebote und Leistungsüberwachung von allen Drittanbietern
• Einrichtung eines Veranstaltungskontos und wirtschaftliche Abwicklung der Veranstaltung
• Abschluss der notwendigen Veranstaltungsversicherungen
• permanente Überwachung des Budgets und aktuelle Bereitstellung (Status quo)
• finale, prüfgerechte Abrechnung mit allen Belegen/ Ergebnisbericht

BETREUUNG DER REFERIERENDEN UND VORSITZENDEN

• Unterstützung bei der Einladung aller Referierenden und Vorsitzenden in Abstimmung mit dem Kongresspräsidenten
• Abwicklung der kompletten Korrespondenz/ Vertragsabwicklung mit den Referierende
• Hotelbuchung für Referierende, Vorsitzenden und den Organisationsstab, Organisation von Transfers
• Abrechnung der Honorar- und Reisekosten

BEWERBUNG UND MARKETING // GRAFIK, DRUCKSACHEN UND INTERNET

• Bewerbung/ Veröffentlichung der Tagung über verschiedene Marketingkanäle
  (Kongresskalender/ Fachzeitschriften/ Online-Fachforen/ med. Gesellschaften)
• Koordination der Presseaktivitäten zusammen mit der Pressestelle/-agentur der med. Gesellschaft
• Beratung und Mitarbeit bei der Erstellung aller erforderlichen Drucksachen
  (Ankündigung, Vorprogramm, Hauptprogramm, Eintrittskarten, etc.)
• Koordination der Drucksachen (Inhalte, Korrekturläufe, Druckbeauftragung und Versandaktivitäten) mit dem Grafiker und den Druckhäusern
• Konzeption und Koordination der Produktion von Bannern, Roll-ups, Fahnen und Beschilderung vor Ort
• Beantragung zur Zertifizierung der Tagung bei der zuständigen Landesärztekammer und Weiterleitung der Teilnehmendendaten im Anschluss der Tagung
• Erstellung der Kongresshomepage (Definition und Erstellung der Inhalte und Layouts, Briefing mit dem Internetdesigner und Funktionstest)
• Grafik und Pflege (Content) der Kongresshomepage
• Entwurf und Versand von Newslettern per E-Mail/ Bearbeitung von Online-Anfragen

TEILNEHMENDENMANAGEMENT UND HOTELZIMMERVERMITTLUNG

• EDV-Registrierung inklusive Erstellung und Versand der Anmeldebestätigungen/ Rechnungen
• Einrichtung eines Online-Anmeldeformulars
• Telefon Service: Generelle Kommunikation mit den Teilnehmenden
• Inkasso der Teilnehmendenbeträge
• Erstellung eines Teilnehmendenverzeichnisses und Teilnehmendenstatistiken
• Erstellung von Namensschildern und Eintrittskarten für Rahmenveranstaltungen
• Erstellen der Teilnahmebestätigungen inkl. CME
• Evaluation/ Teilnehmendenbefragung
• Reservierung von Zimmerkontingenten und Verwaltung der Kontingente

ABSTRACTMANAGEMENT

• Bereitstellung eines Online-Abstractmanagement-Systems über einen Dienstleister
• Koordination und Aufbereitung der Abstracts zur Weitergabe an das wissenschaftliche Komitee
• Korrespondenz mit dem wissenschaftlichen Komitee und den Bewertenden
• Korrespondenz mit den Abstracteinreichenden (Einladung/ Absage)
• Einteilung der Poster und freien Vorträge
• Planung der Postersession
• Online Session Planung

AUSSTELLUNG

• Akquise von Ausstellern, Erstellung und Pflege einer Akquisedatei und Versand in Zusammenarbeit mit dem Kunden
• Bearbeitung der Anmeldung und Bestätigung, Abrechnung mit den Ausstellern
• Koordination und Abrechnung der Zusatzausstattung für Aussteller
• Erstellung eines maßstabgetreuen Ausstellungsplans/ von Ausstellerlisten
• Technische Abwicklung der Ausstellung (Vermaßen, Aufbauaufsicht, Einholen von Baugenehmigungen und Betreuung vor Ort)
• Aufbau, Planung und Betreuung der Poster-Ausstellung / -Referierende

SPONSORING

• Erstellung von Sponsorenkonzepten
• Akquise von potentiellen Sponsoren in Absprache mit dem Kunden
• Beratung des Sponsors und des Kunden in Fragen des „Pharma-Kodex“
• Organisatorische und technische Betreuung der Industriesymposien
• Sponsorenabrechnung

ORGANISATION VOR ORT

Projektleitung

• Überwachung der Gesamtlogistik
• Koordination und Überwachung aller Dienstleister (Technik, Gastronomie, Beschilderung, Besucherführung, Mobiliar, etc.)
• Personaleinsatzplanung und Briefing

Tagungscounter

• Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters; Personaleinsatzplanung und Briefing
• Vor-Ort-Registrierung inkl. Inkasso mit spezieller EDV Software
• Ausgabe der Tagungsunterlagen und Namensschilder
• Referierenden- und Ausstellerdesk, VIP Betreuung

Ausstellung

• Überwachung der Gesamtlogistik (Aufbauplanung/ Vermaßung, Dienstleister Zusatzbestellungen und Standbau)
• Betreuung der Aussteller/ Sponsoren und Messebauer
• Bestellannahme und Inkasso von Zusatzbestellungen
• Betreuung der Posterausstellung

RAHMEN- UND GESELLSCHAFTSPROGRAMME

• Rahmen- u. Gesellschaftsprogramme
• Konzepterstellung, Gesamtkoordination und Logistik
• Einholen von Angeboten für Örtlichkeiten, Transfers, Künstlerprogramm und Dekorationen sowie Gastronomie
• Absprachen mit den Dienstleistern und Leistungsüberwachung vor Ort
• Organisation des Begleitprogramms