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AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen der wikonect GmbH

Veranstaltungsformate: Präsenz und Virtuell (inkl. Hybrid)
Ausstellung / Industriepräsentationen

1. Buchung / Vertrag

1.1. Buchung

Die Buchung für einen Ausstellungsstand, ein Sponsoring, ein Symposium oder eine sonstige Industriepräsentation erfolgt auf dem jeweiligen Buchungsformular für das jeweilige Veranstaltungsformat. Das Buchungsformular ist rechtsverbindlich vom Anmelder (= Aussteller/Sponsor) zu unterzeichnen. Dessen Absendung an wikonect GmbH ist ein unwiderrufliches Vertragsangebot. wikonect GmbH wird dieses nach Zugang zeitnah bearbeiten.
1.2. Einbeziehung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Mit Unterzeichnung des Buchungsformulars erkennt der Anmelder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der wikonect GmbH für einen Vertragsschluss als verbindlich an. Er hat dafür einzustehen, dass auch die von ihm auf der Veranstaltung beschäftigten Personen den gesamten Vertrag einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen   einhalten.
1.3. Teilnahmebestätigung

Die Annahme der Buchung erfolgt durch die schriftliche Teilnahmebestätigung der wikonect GmbH, mit der der Anmelder zu dem jeweiligen Veranstaltungsformat zugelassen wird.
1.4. Vertragsschluss

Über die Zulassung des Anmelders und der angemeldeten Gegenstände zum Veranstaltungsformat entscheidet die wikonect GmbH durch eine schriftliche Bestätigung. Mit dem Zugang der Teilnahme-bestätigung beim Anmelder gilt der Vertrag zwischen der wikonect GmbH und dem Anmelder als geschlossen. Nebenabreden sind nur dann verbindlich, wenn sie von der wikonect GmbH schriftlich bestätigt wurden. Durch Abschluss eines gesonderten Sponsoringvertrags können in Ergänzung zu den durch die Buchung und deren Bestätigung getroffenen Vereinbarungen weitere Vereinbarungen Vertragsbestandteil werden.
1.5. Beschränkungen

Eine Untervermietung/Weiterverkauf der Standfläche/der Bewerberseite an Dritte ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der wikonect GmbH gestattet. Die wikonect GmbH ist berechtigt, für die Untervermietung der Standfläche/dem Weiterverkauf der Bewerberseite dem Anmelder zusätzliche Standgebühren in Rechnung zu stellen.

Die wikonect GmbH kann aus sachlich gerechtfertigten Gründen unter billiger Berücksichtigung der Interessen des Vertragspartners, insbesondere wenn die Ausstellungsflächen und/oder der Zeitraum zur Durchführung von Industriesymposien oder weiterer bestellter Sponsoringaktivitäten nicht ausreichen, einzelne Aussteller/Sponsoren oder Anbieter von der Teilnahme ausschließen und, sofern dies für die Erreichung des Veranstaltungszweckes erforderlich ist, die Veranstaltung auf bestimmte Ausstellergruppen oder Anbietergruppen beschränken. Sie ist ferner berechtigt, eine Beschränkung der angemeldeten Ausstellungsgegenstände sowie eine Veränderung der angemeldeten Flächen/gebuchten virtuellen Leistungen vorzunehmen. Die wikonect GmbH ist insbesondere bei Industriesymposien berechtigt, nach Absprache mit dem Symposiumsveranstalter unter billiger Berücksichtigung der Interessen des Vertragspartners eine Beschränkung der Vortragszeit sowie eine Veränderung des Symposiumstermins oder der Räumlichkeit/virtuellen Präsenz vorzunehmen. Ersatzansprüche des Anmelders wegen der beschriebenen Änderungen sind ausgeschlossen.

2. Aussteller / Sponsoren

Als Aussteller und Sponsoren können zugelassen werden: Hersteller und Händler von pharmazeutischen und medizinischen Erzeugnissen, Hersteller medizinischer Geräte, Buchhandlungen, Verlage, Finanzdienstleister, Versicherungen und Unternehmen, die zur Veranstaltung thematisch passende Produkte oder Dienstleistungen anbieten.

3.  Gemeinschaftsaussteller / Gemeinschaftsstand

Es ist nicht möglich, einen (virtuellen/physischen) Stand mit mehreren Unternehmen zu teilen. Alle mit der Standbetreuung betrauten Personen müssen dem gleichen Unternehmen angehören.

4.  Ausstellungsflächen und Präsentationsräumlichkeiten

Die wikonect GmbH teilt die Ausstellungsflächen und die Präsentationsräumlichkeiten/Bewerberseiten innerhalb der virtuellen Plattform zu. Besondere Wünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Ein Anspruch besteht insoweit aber nicht. Eine auch nur teilweise Überlassung der durch die Buchung/ Bestätigung vereinbarten Rechte und Pflichten an Dritte sowie die Verlegung, Teilung und/oder der Tausch von Flächen oder Räumlichkeiten durch das jeweils präsentierende Unternehmen sind nicht erlaubt. Inhalte für die virtuelle Präsentation sind in den von der wikonect GmbH im jeweiligen Angebot angegebenen Dateiformaten fristgerecht vom Sponsor/Aussteller zu liefern oder selbst im Online-Portal hochzuladen.

Physische Standaufbauten dürfen nur auf der Grundlage der eingereichten Anmeldeunterlagen/ Beschreibungen in der dort wiedergegebenen Art und Weise erfolgen. Alle Stände (virtuelll/physisch) sind selbsttragend zu erstellen. Die Befestigung an Hallenwänden, Säulen und Fußböden ist untersagt. Säulen, Pfeiler, Wandvorsprünge etc. innerhalb der Ausstellungsstände sind Bestandteil der zugeteilten Flächen. Für Schäden bei Zuwiderhandlungen haftet der Aussteller. Die wikonect GmbH behält sich vor, Abänderungen unzureichender Standbauten oder die Entfernung ungeeigneter Exponate zu verlangen, die sich als belästigend oder gefährdend für die Besucher oder benachbarte Aussteller erweisen. Generell ist eine maximale Standbodenhöhe von 2 cm zulässig. Darüber hinausgehende Bodenhöhen bedürfen der schriftlichen Genehmigung der Ausstellungsleitung und müssen durch Schrägkanten abgeschlossen werden. Die maximale Bauhöhe beträgt 2,50 m. Darüber hinausgehende Bauhöhen bedürfen der schriftlichen Genehmigung der Ausstellungsleitung. Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprechverteiler müssen frei zugänglich bleiben. Die Verwendung von offenem Feuer oder Licht, z. B. Spiritus, Heizöl, Gas etc., ist untersagt. Alle für Standbau und Dekoration zum Einsatz gelangenden Materialien sind als schwer entflammbar auszuweisen. Während des Auf- und Abbaus sowie der Veranstaltung ist auf die Einhaltung aller polizeilichen und sonstigen behördlichen Vorschriften zu achten. Das Aufkleben von Teppichböden ist nur mit rückstandsfreien, gut lösbaren Klebematerialien erlaubt. Bei Kleberückständen wird die Sonderreinigung dem Aussteller weiterberechnet. Das Ankleben von Werbematerialien an den Wänden, Säulen oder sonstigen Gegenständen des Veranstaltungsortes ist nicht gestattet. Die Raumbelegung ist nur in dem von der wikonect GmbH vorgegebenen bzw. in dem mit dieser abgestimmten Umfang erlaubt.

5. Ausstellungsgüter und Präsentationsgüter

Ein physischer/virtueller Direktverkauf der zugelassenen Ausstellungs- oder Präsentationsgüter ist nur mit ausdrücklicher vorheriger Genehmigung der wikonect GmbH erlaubt. Für die Beachtung etwaiger Urheberrechte oder sonstiger gewerblicher Schutzrechte an den Ausstellungs- oder Präsentationsgütern haften der Aussteller und/oder das jeweils präsentierende Unternehmen.

6.  Kosten

Die Kosten sind im Buchungsformular, in den allgemeinen Aussteller- und Sponsoreninformationen oder einem individuellen Angebot ausgewiesen und beinhalten auch die Organisation und Vorbereitung der Sponsoren sowie deren Einplanung und Integration in den Gesamtplan der Ausstellung/Veranstaltung.

Die Standmiete beinhaltet: mietweise Überlassung der Standfläche während der Ausstellung und während der Auf- und Abbauzeit, allgemeine Beleuchtung und allgemeine Reinigung der Gänge. Mobiliar,

Stromanschlüsse und weiteres Equipment können gegen gesonderte Berechnung

angemietet werden. Hierfür werden rechtzeitig Bestellvordrucke mit genauen Angaben zugesandt. Die Kosten für eine virtuelle Präsentation innerhalb einer virtuellen Plattform beinhalten die Präsentation von firmenbezogenen digitalen Inhalten in verschiedenen Dateiformaten. Hier können Unternehmensprofile als Bewerberseiten oder auch virtuelle Ausstellungsstände auf der virtuellen Plattform Bestand finden.

Serviceleistungen in Bezug auf die Industrieausstellung /Industriesymposien wie Website-Gestaltung, Gestaltung virtueller Räume u. ä. können kostenpflichtig über externe Dienstleister durch die wikonect GmbH vermittelt werden. Die Bestellung von Serviceleistungen erfolgt durch gesonderte Buchungen. Für die Umsetzung des Dienstleisters übernimmt die wikonect GmbH keine Haftung.

7. Nutzungsrechte und Beschaffenheit

Der Sponsor und/oder Aussteller überträgt wikonect für alle Veröffentlichungen seiner im Rahmen der gebuchten Sponsorleistungen erfolgten Redebeiträge/Inhalte in Wort und Bild das Recht zur Vervielfältigung durch sämtliche Verfahren, zur Verbreitung des Werks für die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses bekannten und unbekannten Nutzungsarten, das Recht der Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger aller Art, insbesondere in elektronischer Form (offline, online) sowie das ausschließliche räumlich und zeitlich uneingeschränkte Recht zur Übersetzung für alle Sprachen und Länder. Die Rechteübertragung schließt auch die Veröffentlichung und den Vertrieb der oben genannten Medien über Kooperationspartner (z.B. technische Anbieter von virtuellen Kongressplattformen) ein. Nach Abschluss der virtuellen Veranstaltung kann die digitale Präsentation des Sponsors auf Wunsch noch on demand auf der virtuellen Plattform bestehen bleiben. Hier sind individuelle Vereinbarungen und Zusatzbuchungen möglich.

8. Zahlungsbedingungen

Alle von der wikonect GmbH berechneten Beträge sind ohne jeden Abzug zu dem auf der Anmeldebestätigung/Rechnung genannten Zahlungstermin fällig. Der Aussteller/Sponsor verliert   unbeschadet des Fortbestands seiner Zahlungsverpflichtung den Anspruch auf Teilnahme am Kongress, wenn der Betrag nicht fristgemäß eingegangen ist. Bei verspäteter Bezahlung der Rechnungen können Verzugszinsen in Höhe von 3,5 % p. a. über dem von der Bundesbank festgelegten Diskontsatz berechnet werden.

9. Rücktritt von der Buchung / Widerruf der Zulassung

Nach Buchung hat der Aussteller die volle Standmiete / Summe der gebuchten Leistung auch dann zu entrichten, wenn er absagt oder nicht teilnimmt. Die wikonect GmbH behält sich darüber hinaus vor, Ersatzansprüche für durch die vertragswidrige Nicht-Teilnahme eintretende Schäden geltend zu machen. Gelingt der Weiterverkauf/die Weitervermietung der betreffenden Standfläche, behält sich die wikonect GmbH vor, gegen den vom Vertrag zurückgetretenen Erstmieter einen Anspruch auf Stornokosten in Höhe von 25 % der ihm in Rechnung gestellten Standmiete zu erheben. Die wikonect GmbH ist zum Widerruf der Zulassung und zur anderweitigen Vergabe der Standfläche berechtigt:

  1. wenn der Stand gemäß den im offiziellen Ausstellerhandbuch festgelegten Aufbau- und Präsenzzeiten nicht rechtzeitig erkennbar belegt wird,
  2. im Fall der Nichtzahlung der Standmiete/der Rechnung zum festgesetzten Termin,
  3. wenn der Aussteller eine von der wikonect GmbH gesetzte Nachfrist verstreichen lässt.

Bei Absage des Symposiums und/oder der Sponsoringbeteiligung durch den Sponsor ist die wikonect GmbH berechtigt, den vertraglich vereinbarten Preis zu 100% in Rechnung zu

stellen, sollte es nicht gelingen, eine Ersatzveranstaltung und/oder einen Ersatzsponsor zu akquirieren. Gelingt es, einen Ersatz zu akquirieren, werden dem Sponsor lediglich 25% des vertraglich vereinbarten Preises in Rechnung gestellt.

10. Werbung

Die ausstellenden und präsentierenden Unternehmen dürfen nur innerhalb des von ihnen gemieteten physischen/virtuellen Standes / Präsentationsraumes / Bewerberwebsite innerhalb der virtuellen Plattform Werbung betreiben.

11. Ordnungsbestimmungen

Der Vermieter der physischen Veranstaltungsräumlichkeiten hat das Hausrecht in allen Raumbereichen. Er ist zur Kontrolle der Ausstellungsstände und Präsentationsmaßnahmen und zur Anordnung von Sicherheitsmaßnahmen im Interesse der Veranstaltung und zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen berechtigt. Das Mitbringen von Tieren in die Veranstaltungsstätte ist nicht erlaubt. Das ausstellende oder virtuell präsentierende Unternehmen verpflichtet sich, evtl. anfallende GEMA Gebühren und/oder Künstlersozialversicherungsbeiträge für von ihm durchgeführte oder von ihm in Auftrag gegebene künstlerische Darbietungen auf eigene Rechnung abzuführen und stellt die wikonect GmbH insoweit von allen Ansprüchen Dritter im Innenverhältnis frei. Die ausstellenden Unternehmen sind verpflichtet, ihre physischen/ virtuellen Stände und Bewerberseiten während der Öffnungszeiten besetzt und sauber zu halten. Die präsentierenden Unternehmen sind verpflichtet, die physischen /virtuellen Präsentationsräume während der angemieteten Zeiten besetzt zu halten und sauber und pünktlich zu verlassen. Nach Beendigung der Ausstellung hat der Abbau des Ausstellungsstandes durch das ausstellende Unternehmen innerhalb des vereinbarten Zeitraumes und bis zum vereinbarten Endtermin zu erfolgen. Präsentationsmaßnahmen/ – veranstaltungen sind innerhalb der vereinbarten Zeit abzuschließen und eingebrachte Gegenstände sind innerhalb der vereinbarten Zeit aus den Räumlichkeiten zu entfernen. Die angemieteten Gegenstände sind

dem jeweiligen Vermieter unverzüglich zurückzugeben. Ausstellungs- oder Präsentationsgegenstände, die bis zum vereinbarten Termin nicht entfernt sind, werden auf Kosten und Gefahr des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens abtransportiert und eingelagert.

12. Versicherung

Der Aussteller/Sponsor haftet für jeden Personen- und Sachschaden, der durch den Betrieb des von ihm eingesetzten Ausstellungsgegenstandes und -gutes entsteht. Es wird empfohlen, selbst für einen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen. Der Veranstalter trägt für die Ausstellung nur das allgemeine Haftpflichtrisiko und schließt für die Veranstaltung eine Haftpflichtversicherung (für Personen- und Sachschäden) ab, für die er aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen in Anspruch genommen werden kann. Für Gegenstände, die in das Haus eingebracht werden, wird seitens des Veranstalters und des Hauses keine Haftung übernommen.

13. Veränderungen

Wikonect GmbH behält sich in Fällen Höherer Gewalt am Veranstaltungsort, bei massiver Einschränkungen des öffentlichen Lebens durch Unruhen, bei Bürgerkrieg, bei Öffentlichen Gesundheitsvorfällen, wie Epidemien oder Pandemien, bei Streiks, Stromausfällen, Erdbeben Hochwasser, und bei spezifischer oder genereller behördlicher Anordnung und nach entsprechender Weisung durch den Veranstalter vor, die Ausstellung/Veranstaltung des jeweiligen Veranstaltungsformates abzusagen, zu verlegen oder zu verschieben. Im Fall der Absage der Ausstellung/Veranstaltung aus einem der vorgenannten Gründe kann wikonect GmbH von den mit dem jeweiligen Aussteller/Sponsor vereinbarten Kosten einen Betrag in Höhe von 15 % dieser Kosten für Organisation und Vorbereitung der Ausstellung/Veranstaltung im jeweiligen Veranstaltungsformat für die Aussteller/Sponsoren abrechnen. Etwaige darüber hinaus gezahlte Beträge würden im Regelfall von wikonect GmbH erstattet.

wikonect GmbH behält sich weiterhin vor, die Ausstellung/Veranstaltung örtlich oder/und zeitlich zu verlegen, die Dauer zu verändern, oder, falls objektiv eintretende Veränderungen der Raumverhältnisse, behördliche Anordnungen oder Weisungen des Veranstalters oder andere zwingende Umstände dies erfordern, die dem Aussteller zur Verfügung gestellte Fläche zu verlegen, in ihren Abmessungen zu verändern oder zu beschränken. Dabei verpflichtet sich wikonect GmbH, die berechtigten Interessen des Ausstellers nach  billigem Ermessen zu berücksichtigen. In diesem Fall verzichtet der Aussteller darauf, Ersatzansprüche gegen wikonect GmbH geltend zu machen oder vom Mietvertrag zurückzutreten.

14. Ausstellerlisten

Anlässlich der Veranstaltung wird eine physische/virtuelle Ausstellerliste zur Veranstaltung herausgegeben. Für versehentlich nicht erfolgte Eintragungen, fehlerhafte Ausführungen, Druck-/Tippfehler etc. übernimmt die wikonect GmbH und der Veranstalter keine Haftung.

15. Industriegesponserte Veranstaltungen

Während, unmittelbar vor und nach dem physischen/virtuellen Kongress dürfen keine von der Industrie gesponserten Veranstaltungen ohne vorherige Absprache mit dem Veranstalter oder der wikonect GmbH durchgeführt werden.

16. Gastronomie

Speisen und Getränke für die physische Bewirtung an den Ständen oder im Rahmen einer anderen Veranstaltung sind durch den Service des Veranstaltungsorts erhältlich. Die Bestellung von Speisen und Getränken darf ausschließlich über diesen konzessionierten Hausgastronomen erfolgen. Eine Belieferung durch einen anderen Dienstleister oder das Mitbringen eigener Speisen und Getränke zur Ausgabe an Dritte bedarf der vorherigen Absprache. In beiden Fällen ist der Servicepartner berechtigt, für die Abtretung seiner Gastronomierechte eine angemessene Ablösezahlung zu verlangen.

17. Haftungsbeschränkung

Der Veranstalter haftet gegenüber dem Sponsor/Aussteller nur bei Vorsatz sowie bei Fehlen einer garantierten Leistung. Die Haftung für alle übrigen Schäden ist ausgeschlossen, insbesondere für Datenverluste, Hardwarestörungen oder Störungen von Internetverbindungen. Auch für durch Inkompatibilität der auf dem PC-System oder mobilen Endgerät des Nutzers/Teilnehmers vorhandenen Komponenten mit der Hard- und Software verursachte Störungen haftet die wikonect GmbH nicht.

18. Erfüllungsort / Gerichtsstand

Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle gegenseitigen Verpflichtungen ist Wiesbaden, Deutschland.

* Lediglich aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird nur die grammatikalisch männliche Form verwendet. Gemeint sind stets Menschen jeglicher geschlechtlicher Identität.

Stand: September 2021

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