• Allgemeine Beratung und Steuerung des gesamten Projektes
• Erstellung der Zeitpläne und To-do-Listen, Protokoll- und Berichtswesen
• Teilnahme an gemeinsamen Planungstreffen / Site Inspections, inkl. Dokumentation
• Konzeption des Kongressformates: Präsenz, Digital, Hybrid
• Auswahl der geeigneten Säle / Räume, Erstellen eines Anforderungsprofils für die Raum- und Technikbereitstellung
• Konzeption eines Gesamterscheinungsbildes (Erscheinungsbild, Bühnenbild und
  Programmablauf )
• Planung und Koordination des gesamten technischen Bedarfs, der Logistik sowie der Tagungsgastronomie
• Planung der Beschilderung / Besucherführung

• Erstellung einer Budgetkalkulation für die Gesamtveranstaltung
• Einholen der Angebote und Leistungsüberwachung von allen Drittanbietern
• Einrichtung eines Veranstaltungskontos und wirtschaftliche Abwicklung der
  Veranstaltung
• Abschluss der notwendigen Veranstaltungsversicherungen
• permanente Überwachung des Budgets und aktuelle Bereitstellung (Status quo)
• finale, prüfgerechte Abrechnung mit allen Belegen/ Ergebnisbericht

• Unterstützung bei der Einladung aller Referierenden und Vorsitzenden in Abstimmung mit dem Kongresspräsidenten
• Abwicklung der kompletten Korrespondenz / Vertragsabwicklung mit den Referierenden
• Hotelbuchung für Referierende, Vorsitzende und den Organisationsstab, Organisation von Transfers
• Abrechnung der Honorar- und Reisekosten

• Bewerbung / Veröffentlichung der Tagung über verschiedene Marketingkanäle
  (Kongresskalender / Fachzeitschriften / Online-Fachforen / med. Gesellschaften)
• Koordination der Presseaktivitäten zusammen mit der Pressestelle des Kunden
• Beratung und Mitarbeit bei der Erstellung aller erforderlichen digitalen Dokumente und Drucksachen (Ankündigung, Vorprogramm, Hauptprogramm, Eintrittskarten, etc.)
• Koordination der Drucksachen (Inhalte, Korrekturläufe, Druckbeauftragung und
  Versandaktivitäten) mit dem Grafiker und den Druckhäusern
• Konzeption und Koordination der Produktion von Bannern, Roll-ups, Fahnen und Beschilderung vor Ort
• Erstellung der Kongress-Website (Definition und Erstellung der Inhalte und Layouts, Briefing mit dem Internetdesigner und Funktionstest)
• Grafik und Pflege (Content) der Kongress-Webiste
• Entwurf und Versand von Newslettern per E-Mail / Bearbeitung von Online-Anfragen

• EDV-Registrierung inklusive Erstellung und Versand der Anmeldebestätigungen/ Rechnung
• Einrichtung eines Online-Anmeldeformulars
• Telefon Service: Generelle Kommunikation mit Teilnehmenden
• Inkasso der Teilnehmendenbeträge
• Erstellung eines Teilnehmendenverzeichnisses und von Teilnehmendenstatistiken
• Erstellung von Namensschildern und Eintrittskarten für Rahmenveranstaltungen
• Beantragung zur Zertifizierung der Tagung bei der zuständigen Landesärztekammer und Weiterleitung der Teilnehmendendaten im Anschluss der Veranstaltung
• Erstellen der Teilnahmebestätigungen inkl. CME
• Evaluation / Teilnehmendenbefragung
• Reservierung von Zimmerkontingenten und Verwaltung der Kontingente

• Konzeption und Bereitstellung einer für die Veranstaltung passgenauen Virtuellen Plattform mit allen erforderlichen Funktionen und individuellem Erscheinungsbild
• Benutzer- und Teilnehmererfassung / CME-Punkte Erfassung / Teilnehmerzertifikate
• Livestreaming inkl. der erforderlichen Serverkapazitäten
• Bereitstellung eines virtuellen Studios / Regie
• Interaktive Tools: Chat Ted Poll
• On-Demand / Mediathek / ePoster
• Einbindung und Präsentation von Sponsoren und weitere Stakeholder
• User Tracking / Reporting

• Bereitstellung eines Online-Abstractmanagement-Systems über einen Dienstleister
• Koordination und Aufbereitung der Abstracts zur Weitergabe an das wissenschaftliche Komitee
• Korrespondenz mit dem wissenschaftlichen Komitee und Bewertenden
• Korrespondenz mit den Abstracteinreichenden 
• Einteilung der Poster und freien Vorträge
• Planung der Postersessions und Online Session Planung

• Erstellung von Ausstellungs- und Sponsorenkonzepten
• Beratung des Sponsors und des Kunden in Fragen der Compliance und Kodizes Vorgaben
• Akquise von Sponsoren und Ausstellern, Erstellung und Pflege einer Akquisedatei und Versand
• Bearbeitung der Anmeldung und Bestätigung, Abrechnung mit den Ausstellern
• Koordination und Abrechnung der Zusatzausstattung für Aussteller
• Erstellung eines maßstabgetreuen Ausstellungsplans / von Ausstellerlisten
• Technische Abwicklung der Ausstellung (Vermaßen, Aufbauaufsicht, Einholen von Baugenehmigungen und Betreuung vor Ort)
• Organisatorische und technische Betreuung der Industriesymposien
• Abrechnung mit den Sponsoren

Projektleitung

• Überwachung der Gesamtlogistik
• Koordination und Überwachung aller Dienstleister (Technik, Gastronomie, Beschilderung, Besucherführung, Mobiliar, etc.)
• Personaleinsatzplanung und Briefing

Tagungscounter

• Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters; Personaleinsatzplanung und Briefing
• Vor-Ort-Registrierung inkl. Inkasso mit spezieller EDV-Software
• Ausgabe der Tagungsunterlagen und Namensschilder
• Referierenden- und Ausstellerdesk, VIP-Betreuung

Ausstellung

• Überwachung der Gesamtlogistik (Aufbauplanung, Vermaßung, Dienstleister
  Zusatzbestellungen und Standbau)
• Betreuung der Aussteller / Sponsoren und Messebauer
• Bestellannahme und Inkasso von Zusatzleistungen
• Betreuung der Posterausstellung

• Rahmen- u. Gesellschaftsprogramme
• Konzepterstellung, Gesamtkoordination und Logistik
• Einholen von Angeboten für Örtlichkeiten, Transfers, Künstlerprogramm und Dekorationen sowie Gastronomie
• Absprachen mit den Dienstleistern und Leistungsüberwachung vor Ort
• Organisation des Begleitprogramms